Toutes nos félicitations! Vous avez déjà pris la décision difficile. Vous avez effectué vos recherches sur les éditeurs de logiciels, vous en avez informé vos services informatiques et financiers et les décideurs ont signé le contrat. Parlons des nombreuses étapes que vous et votre équipe vivrez au fur et à mesure que votre entreprise se prépare à un projet de mise en œuvre logicielle. Nous avons parlé des trucs et astuces techniques dans d’anciens articles de blog et vous pouvez tout trouver les articles ici y compris la mise en œuvre du budget et des prévisions, mais dans cet article de blog, je veux couvrir l’impact du changement et comment vous préparer, vous et votre équipe, avec vos réactions au changement.

 

La façon dont une personne effectue des actions et éprouve des sentiments en réponse à une implémentation logicielle est importante. On nous a dit que «le travail est un travail» et que nous ne pouvons pas laisser nos émotions nous gêner, en particulier dans le domaine professionnel, mais comment ne pas le faire? Nous avons tous des émotions et le changement est difficile. Si vous êtes au milieu d’une mise en œuvre de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou si vous vous préparez à en créer une, cet article est pour vous. Je couvrirai huit émotions générales de changement et des conseils sur la gestion de chaque étape qui se présente à vous. Ceci est adapté de «Huit émoticônes d’une implémentation ERP» dans le BCUG/NAVUG H1 Numéro 2019, rédigé par Kelli J.Miller, directeur informatique chez Crown Battery.

 

Première étape: l’excitation

Au début de la mise en œuvre du logiciel, la plupart des personnes impliquées ainsi que les dirigeants d’entreprise sont enthousiasmés et motivés par cette opportunité. Que le nouveau système ERP simplifie la vie des employés, que les affaires deviennent plus efficaces, que les ventes augmentent ou qu’un système logiciel inefficace est remplacé, l’entreprise concentre ses réflexions sur un résultat positif. L’énergie est fraîche et les employés impliqués ont généralement du temps réservé pour travailler sur le projet. Les utilisateurs fournissent toutes les informations nécessaires et les implémenteurs accomplissent leurs tâches avec empressement. Pendant la phase d’excitation, c’est une bonne idée de demander à votre équipe ce qui les rend enthousiasmés par ce projet. Cet exercice est important car ils voudront se référer à cette pensée et à cette émotion lorsque les choses se compliquent.

Deuxième étape: l’optimisme

Le projet et les démonstrations de logiciels ont démarré. Au fur et à mesure que l’équipe ERP démontre le logiciel ERP, les détails et les processus sont développés. Vos collègues ont réalisé qu’ils avaient émis des hypothèses et n’avaient peut-être pas posé suffisamment de questions, mais en même temps, les utilisateurs voient le logiciel et commencent à en comprendre les détails. Les questions sont à nouveau traitées et tout semble avoir été traité. À ce stade, les personnes impliquées restent optimistes. Gardez à l’esprit qu’il est tout à fait normal que de nouveaux détails apparaissent pendant le processus de mise en œuvre. Restez confiant dans la décision de votre entreprise et dans les compétences de l’équipe de mise en œuvre.

Troisième étape: le doute

The software demonstrations are complete and all users are beginning to understand one thing. Every department depends on another department to get their job accomplished. How many of us experience that on a weekly basis? You may notice everyone in the company is talking about their concerns regarding the project. Integration is hard work. It is only natural to question if the amount of the work is worth the benefits of the implementation project. This doubting stage is a reminder that questions are good. Only when business processes and the software are questioned are we able to make good changes, and only when we make chances, we can make improvements.

Quatrième étape: l’incertitude

Le logiciel ERP a été configuré et les tests ont commencé. Votre équipe utilise le logiciel pour la première fois et le changement semble TRÈS réel. Les tâches qui étaient autrefois une promenade dans le parc ne sont plus faciles. Il se peut que vous vous posiez des questions telles que « J’ai créé l’élément, mais comment puis-je le trouver? » « Comment puis-je demander à mon responsable d’approuver ce bon de commande? » Vous trouverez des collègues qui demandent de l’aide et d’autres sont déterminés à le découvrir par eux-mêmes.

Dans l’ensemble, votre équipe n’est plus convaincue de pouvoir surmonter les défis nécessaires à la réussite du projet. C’est donc le stade d’incertitude. Lorsque votre équipe se sent incertaine, c’est le moment de leur rappeler les problèmes que l’ancien système leur a causés et de profiter du support et des ressources offerts par l’équipe ERP. Cela donnera à vos collègues la confiance nécessaire pour surmonter leurs défis.

Cinquième étape: la frustration

Votre équipe connaît un certain succès lors du test du logiciel, mais il y a aussi des problèmes qui doivent être résolus. De plus, l’équipe priorise le projet que les exigences de leurs tâches et responsabilités quotidiennes s’accumulent. La frustration s’installe pendant cette phase. Il est extrêmement important que l’équipe exprime sa frustration, mais ne s’y assied pas. Une fois que votre équipe a exprimé sa frustration, aidez-la à hiérarchiser et recentrer ses activités sur les tâches du projet.

Sixième étape: accablé

Une grande partie du projet est terminée, et l’équipe a juste besoin de se débrouiller pour faire le travail. Votre équipe peut être débordée car certains problèmes doivent encore être résolus. C’est le moment opportun pour encourager l’équipe à accomplir une tâche à la fois. La situation dans son ensemble semble accablante, mais lorsque vous avancez pas à pas, cela ne semble pas aussi grave.

Septième étape: la nervosité

Le lancement du système approche, la nervosité s’installe et votre équipe a testé avec succès tous les aspects du logiciel ERP. À ce stade, il est important de s’assurer que chaque élément de la liste des problèmes a été résolu et que l’équipe de projet ERP est disponible pour soutenir votre équipe le jour même du lancement du logiciel. Renforcez les succès de l’équipe et encouragez-vous les uns les autres!

Huitième étape: le soulagement

Votre entreprise résout tous les problèmes et effectue enfin la transition. Ils abandonnent l’ancienne façon de faire des affaires et adoptent le nouveau logiciel. Ils trouvent confiance dans leurs tâches quotidiennes et réalisent qu’ils gagnent du temps avec la nouvelle façon de faire des affaires. C’est l’étape du soulagement. Lorsque l’équipe entre dans cette étape, continuez à féliciter l’équipe, reconnaissez son travail acharné et récompensez-la avec un congé ou un bonus!

Les dirigeants de votre organisation doivent être félicités pour leur travail acharné. Charles R. Swindoll a cité: «La vie est à 10% de ce qui vous arrive et à 90% de la façon dont vous y réagissez.» Cela ne pourrait être plus vrai dans aucune implémentation logicielle. Les projets réussis reconnaissent ces étapes et continuent de progresser vers l’objectif final.

 

C’est-à-dire que ces étapes s’appliquent non seulement à la mise en œuvre ERP en particulier, mais elles s’appliquent également à la mise en œuvre logicielle en général. Si vous recherchez une solution de gestion de la performance d’entreprise qui se connecte à votre ERP ou recherchez des connaissances en implémentation logicielle, vous pouvez trouver plus d’informations dans les articles ici. Vous pouvez également comparer des logiciels tels que les outils de gestion des performances d’entreprise sur G2 Crowd  pour voir quel produit est le meilleur logiciel de gestion de la performance d’entreprise pour vous et votre entreprise.

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